Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS DE
QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S

QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S., empresa de 1. consultoría y promoción de productos, servicios de asesorías empresariales, prestación de servicios de asistencia técnica de capacitaciones, charlas, talleres de formación y entrenamientos para empresas públicas y privadas, entidades oficiales nacionales e internacionales, 4 auditoría empresarial, 5 encuestas nacionales e internacionales de carácter privado, con personería jurídica reconocida mediante la matricula No. 027065456 del 7 de julio de 2016, la Camara de Comercio de Bogotá D.C., con NIT No. 900.986.855-6, que en adelante se denominará QUALYLIFE, que en cumplimiento de la normatividad vigente presenta a continuación su política de tratamiento de datos.

1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La protección de datos personales, consagrada constitucionalmente1, es entendida como la facultad que tienen los individuos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

QUALYLIFE, dentro de sus procesos académicos, administrativos, y/o comerciales, conoce, almacena y trata datos personales, situación que genera una responsabilidad para el adecuado manejo de los mismos. Así las cosas, en cumplimiento de la normatividad vigente, en especial el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, Qualylife debe asegurarse de que cuando una persona suministra información para ser incorporada en las bases de datos o archivos de la Empresa, existan los procesos adecuados para protegerlo y que se haga un uso adecuado de la misma, y en ese sentido desarrolla la presente política de Propiedad del Cliente.

Serán objeto de protección, los datos de aquellas personas que en ejercicio de cualquier actividad, directa o indirecta, incluyendo laborales, de formación y comerciales, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a Qualylife, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y quien permitirá al titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla.

1 Constitución Política de Colombia. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

1.1 Objetivo

Definir los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de QUALILFE COLOMBIA S.A.S, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos en concordancia con la normatividad vigente al respecto.

1.2 Alcance

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la Empresa, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de la Empresa y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.

1.3 Normatividad Aplicable

– Constitución Política de Colombia
– Ley 1266 de 2008 y concordantes
– Ley 1581 de 2012
– Decreto 1377 de 2013

1.4 Definiciones

A continuación, presentamos una serie de definiciones que servirán de guía para la interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento de datos:

1.4.1 Titular de la información.

Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías.

1.4.2 Fuente de información.

Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación o de un servicio o de cualquier otra

índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.

1.4.3 Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

1.4.4 Dato personal

Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

1.4.5 Autorización

Consentimiento previo, por diligenciamiento del Titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

1.4.5 Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de satos y/o el tratamiento de datos.

1.4.6 Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.4.7 Autorización del titular

El tratamiento requiere una autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

1.4.8 Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

1.4.9 Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1.4.10 Dato público

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

1.4.11 Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afer::tan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello~ que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

1.4.12 Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1.4.13 Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1.5 Principios

QUALYLIFE, aplicará dentro de su política de tratamiento de datos, para efectos de interpretación y aplicación, los principios constitucionales y legales en el tratamiento de la información como son:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos
• Principio de finalidad
• Principio de libertad
• Principio de veracidad o calidad
• Principio de transparencia
• Principio de acceso y circulación restringida
• Principio de seguridad
• Principio de confidencialidad

1.6 Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo octavo de la Ley 1581 de 2013, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; previa solicitud;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, conforme al procedimiento dispuesto por QUALYLIFE COLOMBIA S.A. S, para tal efecto.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del Tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

1.6.1 Legitimación para el ejercicio del derecho del titular

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de la Empresa.
b) Por los causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

2 Condiciones Generales

2.1 Identificación:

En cada una de las áreas de Qualylife se deben identificar los datos personales que se encuentran bajo su manejo y custodia.

2.2 Protección:

De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia2, y su desarrollo legal y jurisprudencial, se debe garantizar en todo momento el Derecho a la intimidad y a realizar actualizaciones y rectificaciones sobre su respectiva información.

En este sentido, QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S, cumpliendo con la Norma y en aras de garantizar el respeto de los Derechos Humanos, de la comunidad académica, adoptara las siguientes políticas de tratamiento de la información:

1. Toda información relativa al titular de los datos no podrá ser consultada, accedida o solicitada sino por el titular de la misma o un apoderado debidamente facultado.
2. Para los casos del titular de los datos menor de edad, en virtud de la patria potestad dicha información podrá ser consultada por sus padres.
3. El titular de la información podrá acceder en cualquier momento a sus datos que repose en la Empresa.
4. En todo caso el al titular de los datos podrá solicitar la respectiva actualización, o rectificación o eliminación de las bases de datos de la Organización.

2 Constitución Política, Artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Los datos recolectados por la QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S serán utilizados para los fines propios de nuestra Empresa las finalidades siguientes y las que sean autorizadas por los Titulares.

2.3 Finalidades del tratamiento de datos personales usará los datos personales del Titular –Usuarios -Cliente- con las siguientes finalidades:

• Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con las Compañía,
• Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción.
• Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular.
• Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
• Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
• Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.
• Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.
• Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados.
• La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.
• La ejecución de procesos y procedimientos contables.
• La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por Qualylife Colombia S.A.S.
• Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.
• La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de Información personal.
•Hacer el envío de correos electrónicos y mensajes de texto sobre información y publicidad de QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S; Hacer contacto telefónico; entregar correspondencia, catálogos y productos; todo lo relacionado con oferta de servicios de la Compañíala realización de cursos o capacitaciones.
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Clientes.

2.4 QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S tratará los datos personales del Titular (Proveedor, Contratista y terceros) con las siguientes finalidades:

•Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con QUALYLIFE. y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación.
• Prestación de los servicios ofrecidos por la Empresa, entre ellos y sin limitarse: Instalaciones, diseño de proyectos,
• Procesos contables, Tributarios, pago de facturas y demás.
• En el desarrollo de la relación contractual de los proveedores comerciales con QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S.
• Desarrollo de servicios de comunicaciones corporativas.
• La representación judicial de la compañía.
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Proveedor, Contratista y terceros.

2.5 QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S usa los datos del Colaborador para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a:

• El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S
• La debida ejecución del contrato de trabajo.
• La participación en procesos de promoción, desarrollo y crecimiento del colaborador.
• Trámites o seguimientos médicos.
• El cumplimiento de las políticas internas del colaborador y el Reglamento de Trabajo.
• El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias del colaborador.
• La administración de sistemas de información y comunicaciones.
• La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S.
• El ofrecimiento de beneficios extralegales al colaborador.
• El control y prevención de fraudes y lavado de activos.
• Los mecanismos y protocolos de seguridad de las instalaciones de QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S La elaboración de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase)
• Todas aquellas finalidades que sean compatibles con la ejecución del contrato de trabajo.
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Colaborador.

2.6 Deberes de QUALYLIFE COLOMBIA S.AS

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

e) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

g) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

j) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

k) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.7 Casos en que no es necesaria la autorización

– Información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
– Datos de naturaleza pública
– Casos de urgencia médica o sanitaria
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
– Datos relacionados con el registro civil de las personas

3 Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos en relación con el Tratamiento de datos en QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S

El área de proyectos en coordinación con el área de operaciones y ventas será la dependencia responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos, donde el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

3.6 Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización
Los titulares, o sus causahabientes podrán solicitar a través del correo electrónico info@qualylife.com.co, la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y archivos de Qualylife.

En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante la Empresa.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, a través del correo electrónico info@qualylife.com.co
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

– El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
– Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

Así mismo la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo electrónico Correo Electrónico del responsable: info@qualylife.com.co o al teléfono del responsable: 6469639 Ext. 204 o 205, y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4 VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLITICAS

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del primero (1) de septiembre de 2018. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de QUALYLIFE COLOMBIA S.A.S. no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
• El sitio web www.qualylife.com.co
• Correo electrónico enviado a los Titulares: Que aplica si tengo autorizada la cuenta de correo electrónico del mismo.
• Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa.
Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

La presente Política de tratamiento de datos entrará en vigencia a partir del 01 de septiembre de 2018.